Suite à la crise actuelle, les experts comptables sont contraints de recourir à la transformation numérique. Voyons dans cet article, les suggestions de Thomas Bourgeois, CEO de Dhatim sur les manières d’accélérer le mouvement.
Force est de constater que nombreux sont les cabinets d’experts comptables qui ont décidé de se tourner vers la digitalisation. D’ailleurs, plusieurs technologies ont été déjà mises en place afin d’automatiser les différentes fonctions présentant une faible valeur ajoutée. Il s’agit particulièrement des chronographes comme la saisie, la paye, la gestion des mouvements des documents, etc.
Cependant, une telle transformation ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite une certaine pratique. Autrement dit, l’automatisation de ce genre de système ne doit pas se faire à légère. Elle requiert un long processus pour garantir son efficacité.
Pour que ce soit plus explicite, nous allons prendre un exemple d’un collaborateur qui a pris l’habitude de faire de la saisie comptable pendant plusieurs années. Ensuite, on lui a proposé une technologie qui pourra prendre en charge 80 % de son travail. Bien que le temps de travail soit réduit, le collaborateur se doit encore d’effectuer une partie du travail de la machine tout en reprenant tous les éléments afin de les vérifier manuellement. Ce qui pourrait prendre beaucoup plus de temps. D’où, un gain de productivité nul.
En revanche, d’autres collaborateurs sont plus ouverts par rapport aux nouvelles technologies. Etant donné la pénibilité de leurs tâches, ils préfèrent opter pour le changement. C’est aussi pour eux, un moyen de faire évoluer leur métier. La direction commence par identifier les collaborateurs qui sont chargés de tester la nouvelle solution digitale. Les premiers tests vont s’effectuer sur un petit périmètre le temps que les « early adopters » s’habituent à ce nouveau système. Une fois que la solution sera validée, les premiers testeurs en deviendront ses meilleurs ambassadeurs. Il suffit par la suite de généraliser la digitalisation au sein du cabinet. Le but étant de susciter l’envie des autres collaborateurs à déléguer certaines tâches dont la plupart sont pénibles et répétitives.
Il convient de noter que l’adoption d’une nouvelle méthodologie du jour au lendemain provoque souvent une baisse de la productivité, sans parler de la dégradation de la qualité. En effet, quel que soit le type de révolutions à réaliser, elle doit s’effectuer de manière progressive. Chaque acteur doit prendre le temps de s’habituer au changement. Le temps d’adaptation peut varier d’une personne à une autre. A cet effet, nombreux sont les cabinets qui ont préféré alterner la nouvelle méthode et l’ancienne pratique pendant un certain temps avant de renoncer définitivement à l’ancienne méthodologie. De plus, il est important de ne pas procéder à des grands changements de processus en même temps. Sinon, le cabinet risque de faire face à un véritable tsunami.
A noter que certains dossiers et certaines tâches plus complexes ne pourront jamais être digitalisées. C’est la raison pour laquelle, il ne faut pas brusquer les choses et rester toujours à l’écoute des responsables du cabinet. Il faut leur laisser le temps d’intégrer leurs collaborateurs dans le nouveau système d’automatisation. En d’autres termes, il faut éviter de leur imposer ce nouvel outil d’automatisation en privilégiant le principe de volontariat. Dès qu’ils commencent à se familiariser avec cette méthode, ils vont inciter les autres à l’adopter.
En même temps, le management doit veiller à ce que cette phase d’adaptation se fasse de manière efficace et progressive. Pour ce faire, il doit toujours rester à l’écoute et ne rien imposer. Ainsi, il sera plus facile de cerner les personnes qui ont du mal à s’y habituer et de mettre en place par la suite une approche plus personnalisée.
Nous pouvons dire qu’une transformation digitale rime toujours avec transformation des métiers. De ce fait, le cabinet doit s’attendre à consacrer 3 à 5 ans pour que l’ensemble des collaborateurs puissent accepter et adopter la nouvelle méthodologie de travail. Pour accélérer le mouvement, il est recommandé de bien préciser les bénéfices qui pourront être générés, notamment la baisse de la pénibilité, le gain de temps, l’amélioration de la qualité du travail conduisant à la satisfaction du client, le développement de nouveaux services par rapport au conseil par exemple, etc. D’ailleurs, de plus en plus de cabinets se tournent actuellement vers la digitalisation complète de la saisie comptable. Ce qui leur permet justement d’être mieux préparés aux profonds bouleversements et de pouvoir y faire face de manière efficace. La plupart d’entre eux se demandent souvent comment ils ont fait avant l’arrivée de cette nouvelle technologie. C’est le premier signe d’une digitalisation réussie.
